La convention de formation est le document qui formalise l’accord entre l’entreprise qui achète une formation et l’organisme qui la réalise : elle précise l’action, son calendrier, ses modalités et son prix. Elle n’arrive jamais seule. Autour d’elle, une action de formation professionnelle s’appuie sur une série de pièces qui jalonnent son déroulement, du programme remis avant l’inscription jusqu’à la facture, en passant par la convocation, les feuilles d’émargement, l’évaluation des acquis, l’attestation de fin de formation et le certificat de réalisation. Ces documents ne sont pas de simples formalités : ils sécurisent l’engagement des deux parties, conditionnent souvent la prise en charge par un financeur et constituent la preuve de la réalité de l’action en cas de contrôle. Cette page passe en revue le contenu attendu de chacun, selon les textes en vigueur fin octobre 2026, et les illustre par un exemple concret.
Convention de formation : rôle et mentions obligatoires
L’article L6353-1 du Code du travail pose le cadre : toute action de formation est réalisée conformément à un programme préétabli qui, en fonction d’objectifs déterminés, précise les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement ainsi que les moyens permettant de suivre son exécution et d’en apprécier les résultats. La convention, conclue entre l’acheteur et le prestataire, reprend ces éléments sous une forme contractuelle. Son contenu est détaillé par l’article D6353-1, dans sa rédaction issue du décret n° 2025-586 du 27 juin 2025, en vigueur depuis le 1er juillet 2025 pour les actions financées par les financeurs publics ou mutualisés : l’intitulé, les objectifs et le contenu de l’action, les moyens prévus, sa durée et sa période de réalisation, la part des heures réalisées à distance, les modalités de déroulement, de suivi et de sanction, ainsi que le prix et les modalités de paiement. Pour une action de formation financée dans ce cadre, un bon de commande ou un devis approuvé peut tenir lieu de convention, à condition de comporter les mêmes mentions, directement ou dans une annexe. Dans tous les cas, signer une convention complète reste la meilleure façon d’éviter les malentendus, et elle facilite les démarches liées au financement de la formation.
Les blocs d’une convention complète
En pratique, une convention bien construite se lit comme une fiche d’identité de l’action. Elle identifie d’abord les parties : pour l’organisme, sa dénomination, son adresse et son numéro de déclaration d’activité, accompagné de la mention selon laquelle cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État ; pour le client, sa raison sociale et la personne qui signe. Viennent ensuite la description de l’action (intitulé, objectifs, contenu, programme annexé), les moyens mobilisés, la durée exprimée en heures, les dates, le lieu ou la modalité à distance, le nombre de participants prévu, puis les modalités de suivi (émargement, évaluation) et la sanction de la formation, c’est-à-dire le document remis à l’issue. Le prix, les échéances de paiement et les conditions applicables en cas d’annulation ou d’absence complètent l’ensemble, avant les signatures. L’infographie ci-dessous reprend ces blocs dans l’ordre où on les trouve habituellement.
Contrat de formation avec un particulier : des règles protectrices
Lorsqu’une personne physique entreprend une formation à titre individuel et à ses frais, ce n’est pas une convention mais un contrat de formation qui doit être signé, avant l’inscription définitive et avant tout paiement (article L6353-3). Ce contrat précise, à peine de nullité, la nature, la durée, le programme et l’objet de l’action, le niveau de connaissances préalables requis, les modalités de formation et de contrôle des connaissances, les diplômes, titres ou références des formateurs, les modalités de paiement et les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée ou d’abandon (article L6353-4). Le stagiaire dispose d’un délai de rétractation de dix jours à compter de la signature, qu’il exerce par lettre recommandée avec avis de réception (article L6353-5). Aucune somme ne peut être exigée avant la fin de ce délai, et à son expiration, le paiement ne peut dépasser 30 % du prix convenu, le solde étant échelonné au fur et à mesure du déroulement de l’action (article L6353-6). En cas de force majeure dûment reconnue empêchant le stagiaire de suivre la formation, le contrat peut être résilié et seules les prestations effectivement dispensées sont dues, au prorata de leur valeur (article L6353-7). Ces règles s’ajoutent à l’obligation de communiquer au stagiaire, avant son inscription, les informations pratiques sur la formation et le règlement intérieur qui lui est applicable.
Les documents d’une action de formation, avant, pendant et après
Avant la session, le programme et le devis permettent au client de vérifier que l’action répond à son besoin, puis la convention l’engage. La convocation, envoyée quelques jours avant, rappelle les horaires, le lieu ou le lien de connexion et les éventuels prérequis. Pendant la session, les feuilles d’émargement sont la preuve principale de l’assiduité : pour être probantes, elles indiquent la date, les horaires ou demi-journées, l’intitulé de l’action et le nom du formateur, et portent la signature de chaque stagiaire et du formateur pour chaque demi-journée, qu’elles soient papier ou électroniques. L’évaluation des acquis, en fin de session, mesure l’atteinte des objectifs annoncés. Après la session, l’organisme remet à chaque stagiaire l’attestation de fin de formation prévue par l’article L6353-1, qui mentionne les objectifs, la nature et la durée de l’action ainsi que les résultats de l’évaluation des acquis. Lorsque l’action est financée par un OPCO, le certificat de réalisation, dont le modèle a été établi par le ministère du Travail, sert de justificatif pour le contrôle du service fait. Le tableau ci-dessous récapitule le rôle de chaque pièce.
| Document | Rôle et moment |
|---|---|
| Programme | Avant l’inscription : objectifs, contenu, moyens pédagogiques et modalités d’évaluation (article L6353-1). |
| Devis ou proposition | Avant l’engagement : chiffre l’action ; accepté, il peut tenir lieu de convention dans les cas prévus par l’article D6353-1. |
| Convention de formation | Avant le début de l’action : engage l’entreprise et l’organisme sur l’action, le calendrier et le prix. |
| Contrat de formation | Pour un particulier qui se forme à ses frais : signé avant l’inscription définitive et tout paiement. |
| Convocation | Quelques jours avant la session : date, horaires, lieu ou lien de connexion, prérequis. |
| Feuilles d’émargement | Pendant la session : signatures des stagiaires et du formateur, par demi-journée. |
| Évaluation des acquis | En fin de session : mesure l’atteinte des objectifs (quiz, cas pratique, production). |
| Attestation de fin de formation | À l’issue : objectifs, nature, durée et résultats de l’évaluation des acquis (article L6353-1). |
| Certificat de réalisation | À l’issue : justificatif attendu par les financeurs comme les OPCO pour contrôler le service fait. |
| Facture | Après la session : prix, numéro de déclaration d’activité, mention d’exonération de TVA le cas échéant. |
Exemple : une journée de formation IA en entreprise
Prenons une PME de quinze salariés qui organise une journée de formation IA de sept heures pour six collaborateurs, dans ses locaux. Le programme fixe des objectifs observables, par exemple rédiger des consignes structurées pour un assistant conversationnel, vérifier la fiabilité des réponses obtenues et appliquer des règles de confidentialité des données adaptées à l’entreprise ; il précise les moyens (poste par participant, comptes de test, cas issus de l’activité réelle) et la méthode d’évaluation. La convention reprend ces éléments, la durée, la date, le lieu et le prix. Une semaine avant, chaque participant reçoit sa convocation avec les prérequis techniques. Le jour même, la feuille d’émargement est signée le matin et l’après-midi, et la journée se termine par un cas pratique évalué. Dans les jours qui suivent, l’entreprise reçoit les attestations de fin de formation, le certificat de réalisation si un financeur le demande, et la facture. Ce dossier documente aussi la démarche de l’employeur au regard de l’article 4 du règlement européen sur l’intelligence artificielle, applicable depuis le 2 février 2025 et réécrit en juillet 2026 par le règlement (UE) 2026/1744, qui invite les entreprises à favoriser la maîtrise de l’IA chez les personnes qui utilisent ces systèmes.
- J moins 30 échange sur le besoin, envoi du programme et du devis, signature de la convention.
- J moins 7 envoi des convocations avec horaires, lieu ou lien, prérequis et règlement intérieur.
- Jour J émargement le matin et l’après-midi, cas pratiques, évaluation des acquis en fin de journée.
- J plus 7 remise des attestations de fin de formation, du certificat de réalisation et de la facture.
- J plus 60 évaluation à froid auprès des participants et du commanditaire sur la mise en pratique.
Annulation, absence et dédit : les clauses sensibles de la convention de formation
Les litiges naissent rarement du programme, beaucoup plus souvent d’une session annulée ou d’un participant absent. Une convention utile prévoit donc un délai de prévenance pour l’annulation ou le report, la possibilité de remplacer un participant, et le cas échéant un barème d’indemnité selon la date d’annulation. Cette indemnité de dédit n’est pas une dépense de formation : elle doit être facturée séparément à l’entreprise et ne peut jamais être présentée à un OPCO ou à un autre financeur, qui ne paie que les heures réellement suivies et justifiées par l’émargement. Les heures d’absence restent ainsi à la charge de l’entreprise lorsque la convention le prévoit. À l’inverse, l’article L6354-1 du Code du travail impose à l’organisme, en cas d’inexécution totale ou partielle de la prestation, de rembourser les sommes indûment perçues. Un changement de dates ou de participants se formalise par un avenant ou un échange écrit, transmis au financeur si une prise en charge a été accordée, afin que les pièces restent cohérentes entre elles.
Intitulé et durée : identiques sur la demande de financement, la convention, les attestations et la facture.
Part à distance : le nombre d’heures réalisées à distance figure dans la convention, avec les modalités de suivi.
Annulation et report : délai de prévenance, remplacement d’un participant et indemnité facturée à part.
Sanction de la formation : le document remis à l’issue est nommé : attestation, certificat ou certification visée.
Formation à distance : prouver le suivi effectif
Lorsque tout ou partie de l’action se déroule à distance, l’article D6313-3-1 du Code du travail exige une assistance technique et pédagogique appropriée, une information du stagiaire sur les activités à réaliser à distance et leur durée moyenne, et des évaluations qui jalonnent ou concluent l’action. La convention doit donc préciser ces modalités, et l’organisme conserver les preuves correspondantes : relevés de connexion, travaux rendus, résultats des évaluations, échanges avec le formateur. Une classe virtuelle se justifie par un émargement électronique horodaté par demi-journée ; un module en autonomie, par les traces de la plateforme et les activités réalisées. Pour un e-commerçant qui fait suivre à son équipe un parcours mixte, ces éléments conditionnent le paiement des heures à distance autant que celles en salle.
Sous-traitance entre organismes de formation
Lorsqu’un organisme confie l’animation d’une session à un formateur indépendant ou à un autre prestataire, la relation entre eux ne relève pas d’une convention de formation mais d’un contrat de sous-traitance, qui décrit les missions, le contenu, les moyens, la durée et le prix. Le client ne signe qu’avec l’organisme principal, qui reste responsable de l’action, de ses documents et de leur conformité. Le sous-traitant doit disposer de sa propre déclaration d’activité, et pour une action financée par le CPF dans le cadre d’un contrat conclu depuis le 1er avril 2024, il doit en principe être lui-même certifié, sauf dispense prévue pour certains travailleurs indépendants.
Facture de formation et exonération de TVA
La facture clôt le dossier. Outre les mentions habituelles (numéro, date, identité des parties, désignation précise de l’action, durée, prix), elle reprend utilement le numéro de déclaration d’activité de l’organisme. Les prestations de formation professionnelle continue peuvent être exonérées de TVA en application de l’article 261-4-4° a du Code général des impôts, à condition que l’organisme ait obtenu une attestation en ce sens : après sa déclaration d’activité, il en fait la demande écrite auprès des services de l’État chargés du contrôle de la formation professionnelle (DREETS), et l’exonération s’applique à compter de la date de l’attestation, sans effet rétroactif. La facture porte alors une mention du type « TVA non applicable, article 261-4-4° a du CGI ». Seules les actions de formation professionnelle sont concernées : les prestations de conseil ou d’accompagnement facturées par le même organisme restent soumises à la TVA. Deux évolutions récentes méritent votre attention : depuis le 1er octobre 2026, plusieurs OPCO ont modifié leurs circuits de paiement, si bien que la facture est plus souvent adressée à l’entreprise, qui se fait ensuite rembourser ; et la facturation électronique s’impose en émission aux grandes entreprises et aux ETI depuis le 1er septembre 2026, avant de concerner les PME et microentreprises au 1er septembre 2027.
Conserver les documents de la convention de formation
Tous ces documents forment un dossier qu’il faut pouvoir produire à tout moment. Pour l’organisme, ils justifient la réalité des actions déclarées dans son bilan pédagogique et financier, transmis chaque année avant le 30 avril, et répondent aux demandes des financeurs comme des services de contrôle. Pour l’entreprise, ils prouvent que l’obligation d’adaptation des salariés a été respectée et alimentent l’état des lieux du parcours de chaque collaborateur. Une organisation simple suffit : un dossier par action, regroupant programme, devis, convention signée, convocations, feuilles d’émargement, évaluations, attestations, certificat de réalisation et facture, avec une copie des attestations versée au dossier de chaque salarié. Les outils de signature et d’émargement électroniques facilitent cette traçabilité, à condition de garantir l’identité des signataires et l’horodatage des signatures.
Questions fréquentes sur la convention de formation
La convention de formation est-elle obligatoire ?
Lorsqu’une entreprise achète une action de formation, l’article L6353-1 du Code du travail et son article d’application D6353-1 imposent de formaliser l’action et ses conditions. Pour une action financée par un financeur public ou mutualisé, un devis approuvé ou un bon de commande peut tenir lieu de convention s’il comporte les mêmes mentions. Pour un particulier qui se forme à ses frais, c’est un contrat de formation qui s’impose. Dans tous les cas, un document signé et complet protège les deux parties.
Qui signe la convention de formation ?
La convention est signée par l’acheteur, en général l’employeur représenté par son dirigeant ou une personne habilitée, et par l’organisme de formation. Le salarié qui suit la formation n’est pas partie à la convention : il reçoit la convocation, le programme et le règlement intérieur, signe les feuilles d’émargement et se voit remettre l’attestation de fin de formation. Lorsque la personne formée paie elle-même sa formation, elle signe en revanche un contrat de formation à titre individuel.
Une convention de formation peut-elle être signée électroniquement ?
Oui. Une signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite dès lors qu’elle permet d’identifier le signataire et de garantir le lien avec l’acte signé. La plupart des organismes et des financeurs acceptent les conventions, les feuilles d’émargement et les attestations dématérialisées. Choisissez un outil qui horodate les signatures et conserve un journal de preuve, afin de pouvoir produire le document signé lors d’un contrôle ou d’une demande de remboursement.
Que se passe-t-il si un salarié ne vient pas à la formation ?
Le financeur ne paie que les heures réellement suivies et justifiées par l’émargement ou les relevés de connexion. Les heures d’absence peuvent rester à la charge de l’entreprise si la convention le prévoit, et une indemnité de dédit éventuelle est facturée séparément, sans pouvoir être présentée comme une dépense de formation. Prévenir l’organisme dès que possible permet souvent de remplacer le participant ou de reporter sa place sur une autre session, selon les clauses signées.
Faut-il une nouvelle convention si les dates changent ?
Pas nécessairement : un avenant ou un accord écrit des deux parties suffit en général pour modifier les dates, la liste des participants ou le lieu. Si une prise en charge a été accordée, informez le financeur avant la session, car l’accord porte sur des dates et un intitulé précis et un décalage non signalé peut bloquer le paiement. Veillez ensuite à ce que les convocations, les feuilles d’émargement, les attestations et la facture reprennent les dates effectivement réalisées.
Le certificat de réalisation remplace-t-il l’attestation de fin de formation ?
Non, les deux documents ont des rôles différents. L’attestation de fin de formation, prévue par l’article L6353-1, est remise à chaque stagiaire et mentionne les objectifs, la nature, la durée de l’action et les résultats de l’évaluation des acquis. Le certificat de réalisation, établi selon le modèle du ministère du Travail, sert au financeur pour contrôler le service fait. Un organisme remet donc l’attestation dans tous les cas, et le certificat de réalisation lorsque l’action est financée.